7 bước thiết kế danh thiếp hoàn chỉnh

Thiết kế danh thiếp không đơn giản chỉ là tạo ra một mảnh giấy có hình logo cùng thông tin liên hệ của khách hàng và in, mà cần phải cân nhắc nhiều yếu tố - tùy theo thiết kế, khách hàng và nhà in.
Mỗi khâu tiến hành lại có những thông số khác nhau hoàn toàn, nhưng khi tạo ra một tấm danh thiếp hoàn chỉnh cơ bản, một designer cần phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản. Trước khi giao những file hoàn chỉnh cho khách, bạn nên tự hỏi chính mình những câu hỏi sau đây:

1. Thông số kỹ thuật của khách hàng cho dự án là gì ?
2. Nên sử dụng những phần mềm nào để thiết kế ?
3. File thiết kế có cần thiết lập hệ màu CMYK không ?
4. Các thiết lập cho lề xén giấy - bleed đã đúng chưa ?
5. Các hình ảnh dùng đã đúng chưa?
6. Các kiểu chữ đã chọn có phù hợp chưa ?
7. Lưu bản thiết kế dưới định dạng nào ?

Khi đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tránh được những khó khăn về sau khi in. Hãy làm theo các bước chi tiết sau đây:

1.    Thông số kỹ thuật của khách hàng cho dự án là gì ?

Một designer phải luôn xem xét các yêu cầu bao gồm:

• Kinh phí
• Thương hiệu và phong cách của khách hàng
• Nhà in
• Chất liệu mực và giấy in

Tốt nhất là hãy dự tính tất cả những điều này khi bắt tay vào thiết kế, nhất là việc nhà in nào sẽ được khách hàng sử dụng. Có rất nhiều nhà in với các thông số khác nhau, việc tìm hiểu về chúng và điều chỉnh thiết kế của bạn sao cho phù hợp là điều rất quan trọng.

Các nhà in như Vistaprint và Moo thường có sẵn những mẫu danh thiếp, bạn có thể tải về từ website của họ để dễ dàng thiết kế theo các thông số có sẵn. Lý tưởng nhất là bạn nên sử dụng những mẫu này để bắt đầu thiết kế danh thiếp của mình. Khốn nỗi nhiều khách lại không muốn chọn nhà in này, vì thế chúng tôi khuyên bạn nên yêu cầu họ đưa ra quyết định về những việc đó ngay khi có thể.

Trong lúc chờ đợi ý kiến của khách, nếu bạn đáp ứng được những yêu cầu sau đây về thiết kế của mình thì sau đó bạn sẽ có thể dễ dàng điều chỉnh được thiết kế phù hợp với các thông số của nhà in. Bạn chỉ cần đừng làm trước, và đừng dành đến 12 giờ để thiết kế một tấm danh thiếp siêu lạ mắt, mạ vàng và được cắt in trên bản nhựa nếu khách không yêu cầu. Tốt nhất là bạn hãy bắt đầu với một tấm danh thiếp in màu hai mặt trên giấy thông thường.

2.    Nên sử dụng những phần mềm nào để thiết kế ?

Bạn có thể thiết kế danh thiếp trên một phần mềm đồ họa vector hoặc raster, nhưng bạn phải đảm bảo rằng mình đang làm đúng, nhiều nhà in như Vistaprint và Moo luôn có sẵn các mẫu sử dụng cả hai phần mềm này, bạn có thể tải về từ website của họ và chọn bất kỳ định dạng nào bạn thích hơn.
•    Nếu bạn dùng phần mềm vector, hãy dùng Adobe InDesign hoặc Adobe Illustrator.
•    Nếu bạn dùng phần mềm raster, hãy dùng Adobe Photoshop, và bạn phải cài đặt độ phân giải cho file thiết kế là 300 Dpi.

3.    File thiết kế có cần thiết lập hệ màu CMYK không ?

Chế độ màu CMYK được dùng cho những thiết kế chuẩn bị để in, danh thiếp của bạn cũng vậy. Đây là cài đặt màu mặc định cho rất nhiều phần mềm được khuyến nghị, nhưng bạn nên LUÔN kiểm tra cẩn thận và đảm bảo chế độ màu file thiết kế của mình được thiết lập theo hệ màu CMYK, không phải là RGB. Dưới đây là cách để kiểm tra xem chế độ của file thiết kế ở 3 phầm mền khác nhau. Những bước sau đây sẽ giúp bạn có được bảng panel màu sắc đúng:
•    Photoshop: Image > Mode > CMYK Color
•    Illustrator: File > Document Color Mode > CMYK Color
•    InDesign: Window > Color ( Khi bảng pa-nen xuất hiện , click vào nút  tùy chọn trên pa-nen này, và đảm bảo tùy chọn CMYK đã được kiểm tra).

4.    Các thiết lập cho lề xén giấy đã đúng chưa ?

Ví dụ, giả định rằng khách muốn in danh thiếp tại Moo.com. Chúng tôi đã tải về một mẫu danh thiếp để thiết kế trong phầm mềm Adobe Illustrator từ website của Moo, trong đó có một file riêng cho mỗi mặt của tấm danh thiếp. Mẫu này giải thích khá hay về các cấu tạo cơ bản của danh thiếp, chi tiết như sau:
•    The safe area: (khung viền bao màu cam) Vùng bạn giữ lại toàn bộ những dòng chữ và đồ họa mà bạn không muốn máy in cắt bỏ.
•    The trim:  (khung viền chấm đen) là đường viền mà danh thiếp sẽ được cắt theo bởi máy in.
•    The bleed area: Vùng sẽ bị máy in cắt hết nhưng hãy đảm bảo chắc chắn rằng vùng này đã được lấp đầy bởi các hình ảnh và màu sắc nên không có khoảng trống nào bị cắt bỏ khi danh thiếp bị cắt.

Dưới đây là một file mẫu được download về cho ta thấy cách cài đặt thông số đúng:

 Và đây là hai mẫu cài đặt sai.

Với ví dụ bên trái lề xén giấy không được cài đặt cho toàn trang. Nền không được mở rộng đến các cạnh, khiến lộ rõ khoảng trống ở các cạnh của tấm danh thiếp sau khi cắt. Đây là những sai lầm phổ biến, nhưng nếu bạn chắc chắn rằng thiết kế của bạn được làm đúng theo mẫu thì nó sẽ dễ dàng được điều chỉnh thiết kể phù hợp với các thông số của máy in.

5.    Các hình ảnh dùng đã đúng chưa ?

Ví dụ, tôi scan một túi giấy nhăn tại 300 Dpi để làm nền thô, và đặt nó trong file thiết kế.
Không phải danh thiếp nào cũng sử dụng hình ảnh, nhưng nếu bạn chọn dùng hình ảnh thì độ phân giải ảnh phải là 300 Dpi. Vì thế, bạn không nên dùng ảnh lấy từ internet cho thiết kế của mình, vì không chỉ là vấn đề bản quyền, mà còn vì độ phân giải 72 DPI – đây là độ phân giải trên màn hình chứ không phải dành cho in ấn.

Để đảm bảo in với độ phân giải cao, hãy dùng ảnh của bạn hoặc ảnh của một trang stock (nhớ xác nhận chúng) với độ phân giải ít nhất phải là 300 Dpi, và nhớ nhúng ảnh vào file ảnh minh họa, hoặc bao gồm file ảnh khi bạn đưa các file cuối cùng của mình tới CH hoặc máy in.

6.    Các kiểu chữ đã chọn có phù hợp chưa ?

Để tạo danh thiếp, nhìn chung cần phải xem xét để nhúng các font chữ của bạn vào file thay vì xuất nó ra dạng outline, vì sau đó còn có thể bạn sẽ phải chỉnh sửa lại nó và có chất lương in cao hơn. Bước đầu tiên trong chọn font chữ là kiểm tra xem nó có được phép nhúng trong các file của bạn không.

Trong ví dụ này, tôi đã dùng font chữ “UglyQua”, font chữ miễn phí từ Fontsquirrel; vì thế, tôi không phải bận tâm về những hạn chế đối với việc nhúng. Tuy nhiên, đối với tất cả các font chữ bạn phải mua, bạn cần kiểm tra xem bạn có được phép nhúng font đó trong các file của mình.

Khi bạn kiểm tra xem mình có được phép nhúng một font chữ trong văn bản thì nó sẽ như thế này. Khi bạn lưu file nguồn trong định dạng PDF, phần mềm sẽ tự động nhúng các font chữ của bạn trong văn bản PDF cho bạn. Để làm điều này, hãy mở file danh thiếp được lưu dưới định dạng PDF của bạn trong Adobe Acrobat hoặc Adobe Reader và click vào File > Properties > Fonts. 1 cửa sổ sẽ bật lên một tab hiển thị những font chữ được nhúng, với các nhãn như“Embedded Subset” hoặc “ Embedded”

Bạn bắt buộc phải nhúng các font chữ, tuy nhiên, khách hàng vẫn cần sở hữu chính phần mền font chữ đó. Nên ngoài ra, hãy gửi cho họ một đường link, để họ có thể mua bản quyền hợp pháp của font chữ đó. Ví dụ, như thế này sẽ phù hợp với họ: “Xin chào, tôi hy vọng anh thích font chữ tôi đã chọn cho danh thiếp của anh. Nếu anh muốn mua bản quyền của font chữ để có thể dùng nó hợp pháp cho các kế hoạch khác, anh có thể tìm hiểu thông tin về bản quyền và mua bản quyền tại: (link)”

7.    Lưu bản thiết kế dưới định dạng nào ?

Các designer thiết kế danh thiếp nên cung cấp cho khách hàng của mình các định dạng file sau đây:
•    Either AI, ID, CDW, or PSD
•    EPS
•    JPG
•    PDF
•    TIFF
Nếu bạn cung cấp tất cả các file này, khách hàng không phải yêu cầu bạn thêm bất cứ cái gì. Mặc dù file PDF thường hỗ trợ in, tôi còn có định dạng file TIFF vì có một số máy in sẽ yêu cầu cho các file TIFF.

Ở đây, tôi vừa tạo ra các thư mực riêng cho mỗi loại định dang, với mỗi thư mục riêng, tôi lưu các file cho phần mặt trước và sau của danh thiếp và để tất cả những thư mục này trong một thư mục lớn hơn có tên là Final Files.

Cuối cùng, hãy giao các file của bạn cho khách hàng. Nếu họ yêu cầu bạn xem lại bản thiết kế , hãy giữ nguyên tổ chức file và thêm từ “ Revisions” (“Xem lại”) vào tên các file để khách hàng biết nên xem những file nào.

Cũng không có vấn đề gì khi tạo cho khách hàng một mẫu dựng mock-up để họ có thể hình dung được danh thiếp của họ sẽ ra sao khi hoàn thiện.

Danh sách những mục cần kiểm tra danh thiếp này có vẻ như rất nhiều việc, nhưng lại giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hãy làm theo danh sách này để đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về các file thiết kế danh thiếp, và mang lại cho bạn các file dễ dàng thích ứng với các nhà in và các thông số in khác nhau nhé.

Ban biên tập RGB.vn